Feedback w rekrutacji: kiedy problemem nie jest decyzja, lecz sposób jej zakomunikowania

Kończąc ostatnie materiały do kursu z "efektywnej komunikacji w pracy" dla jednego z projektów, złapałem się na myśli, że najtrudniejsze w tej dziedzinie wcale nie jest tłumaczenie teorii. Najlepsze przykłady zawsze przynosi życie samo.

I akurat trafiło mi się doświadczenie rekrutacyjne, które wpisało się w dużym stopniu w temat kursu. Szybka odpowiedź, formalnie poprawny feedback, jasna decyzja, a mimo to coś wyraźnie nie zagrało.

Patrząc na to z dystansu, trudno o lepszy materiał analityczny. Bez emocji, bez personaliów, za to z bardzo czytelną lekcją o tym, jak ogromne znaczenie ma forma komunikacji, nawet wtedy, gdy treść jest w pełni uzasadniona.

W procesach rekrutacyjnych często mówi się, że kandydaci najbardziej nie lubią braku odpowiedzi. To prawda, ale tylko częściowo. Równie istotnym, choć rzadziej nazywanym problemem, jest feedback, który formalnie istnieje, lecz komunikacyjnie zamyka dialog i buduje napięcie zamiast zrozumienia.

I właśnie z takim doświadczeniem ostatnio się spotkałem.

Aplikowałem na stanowisko interimowe do firmy, która z zewnątrz sprawiała wrażenie uporządkowanej i prestiżowej. Odpowiedź przyszła szybko, następnego dnia, co samo w sobie jest absolutnie w porządku i zasługuje na docenienie.

W informacji zwrotnej wskazano, że na podstawie profilu LinkedIn nie widać doświadczeń managerskich wewnątrz organizacji, więc nie ma podstaw do dalszych rozmów. Ten element jest jasny, logiczny i zrozumiały. Każda organizacja ma prawo do własnych kryteriów selekcji.

Problem pojawił się później.

Dobra intencja po stronie kandydata

W odpowiedzi napisałem spokojnie i merytorycznie, że mogę dosłać:

• CV,

• referencje,

• certyfikaty,

• wyniki badań psychometrycznych Harrissona.

Nie dlatego, że kwestionowałem decyzję, ale dlatego, że nie miałem świadomości, jak dokładnie wygląda proces rekrutacyjny od wewnątrz. W obszarze interim management i consultingu standardem bywa krótka wymiana kontekstu lub uzupełnienie profilu innymi materiałami niż sam LinkedIn.

Dopiero w kolejnym mailu jasno zakomunikowano, że:

• selekcja opiera się wyłącznie na profilu LinkedIn,

• CV i referencje nie są analizowane,

• nie ma przestrzeni na dalsze doprecyzowanie.

I tu dochodzimy do sedna.

Problemem nie jest treść, lecz forma

Sama informacja o zamkniętym procesie jest w porządku. Problemem nie jest „nie”.

Problemem jest sposób, w jaki to „nie” zostało zakomunikowane.

Zamiast krótkiego, neutralnego wyjaśnienia zasad procesu, pojawił się rozbudowany, defensywny komunikat, zawierający:

• silne odwołania do autorytetu klienta („robię to, co robią klienci”),

• kategoryczne sformułowania („odrzucam kandydaturę”),

• formę poleceń („proszę o niedosłanie CV”),

• uzasadnienia o braku przestrzeni i nadmiarze aplikacji.

Psychologicznie nie jest to zwykła informacja. To monolog obronny, który bardziej broni systemu niż komunikuje decyzję drugiej stronie.

Mikrokomunikaty dominacji

Warto zwrócić uwagę na język, bo to on buduje relację.

Sformułowania użyte w odpowiedzi:

• nie pozostawiają miejsca na kontekst,

• ustawiają nadawcę w pozycji decyzyjnej władzy,

• redukują rozmówcę do roli petenta,

• sygnalizują, że dalsza inicjatywa jest niemile widziana.

Nie wprost, ale wystarczająco jasno.

To niekoniecznie musi być przejaw agresji. Ale jest hierarchicznym zamknięciem dialogu, podanym w nie do końca uprzejmej formie.

Racjonalizacja zamiast informacji zwrotnej

Odwoływanie się do liczby aplikacji („poza tym otrzymałam ponad 500 aplikacji"), realiów rynku czy zachowań klientów pełni tu jedną funkcję: uzasadnia ton komunikacji.

Z perspektywy psychologii komunikacji to klasyczna racjonalizacja. Zamiast powiedzieć:

„Tak wygląda nasz proces, dlatego nie analizujemy dodatkowych materiałów”

pojawia się narracja typu:

„tak działa rynek, proszę to zrozumieć”.

To subtelne, ale istotne przesunięcie odpowiedzialności. Kandydat przestaje rozmawiać z człowiekiem reprezentującym organizację, a zaczyna rozmawiać z bezosobowym lub zirytowanym „systemem”.

Dlaczego to ma znaczenie

Rekrutacja, nawet jeśli kończy się odmową, jest elementem budowania relacji i marki. Styl komunikacji na tym etapie mówi bardzo dużo o:

• kulturze organizacyjnej,

• sposobie podejmowania decyzji,

• podejściu do partnerstwa,

• codziennym stylu współpracy.

Feedback, który jest szybki, ale:

• defensywny,

• hierarchiczny,

• zamykający,

• pozbawiony neutralnych buforów językowych,

zostawia po sobie poczucie dystansu, a nie klarowności.

Co można było zrobić inaczej

Czasem wystarczy jedno zdanie wcześniej:

„Proces opieramy wyłącznie na profilu LinkedIn i nie analizujemy dodatkowych materiałów”.

Albo jedno zdanie mniej: bez tłumaczenia się, bez argumentów obronnych, bez budowania przewagi.

Profesjonalizm w komunikacji nie polega na tym, że zawsze mówi się „tak”. Polega na tym, że druga strona rozumie decyzję i nie wychodzi z rozmowy z poczuciem bycia zredukowaną do problemu operacyjnego.

I dokładnie o tym jest efektywna komunikacja w pracy.

Jeśli w Twojej organizacji:

• decyzje są merytoryczne, ale komunikacja wokół nich zaczyna generować napięcia,

• procesy działają operacyjnie, ale relacje „po drodze” tracą jakość,

• feedback częściej zamyka rozmowy niż je porządkuje,

to zwykle nie jest problem ludzi. To problem sposobu projektowania komunikacji w procesach.

W Münnich Projects pracujemy z firmami i zespołami dokładnie w tym obszarze:porządkujemy komunikację w rekrutacji, zarządzaniu i współpracy operacyjnej, tak aby decyzje były jasne, a relacje nie były ich ofiarą.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda to u Ciebie w praktyce, zapraszam do rozmowy. Czasem wystarczy jedno dobrze zadane pytanie, żeby komunikacja zaczęła pracować na wynik, a nie przeciwko niemu.

Umów się na 30 minutowe spotkanie online albo wyślij mejla na - kontakt@munnich-projects.pl